Expeditie Projectmanagement | Hoe is de PMBOK® samengesteld?

Expeditie Projectmanagement | Hoe is de PMBOK® samengesteld?

Projectmanagement. We kunnen ons er allemaal iets bij voorstellen, maar wat houdt het nu precies in? Toen ik in het begin van dit jaar het salesteam van Prosource vervoegde, stelde ik mezelf ook die vraag. Van een work breakdown structure tot de triple constraint; het was allemaal een ver-van-mijn-bedshow. Daarom neem ik jullie de komende maanden mee op mijn ontdekkingsreis. Bestemming: de wondere wereld van projectmanagement! Iedere laatste vrijdag van de maand neem ik een bepaalde ‘bezienswaardigheid’ van projectmanagement onder de loep en breng ik zo behapbaar mogelijk verslag uit. Reis je met me mee?

Hoe is de huidige PMBOK® Guide opgebouwd?

Vandaag zoomen we wat dieper in op onze landkaart – als het ware het gps-systeem van projectmanagement – de PMBOK® Guide Sixth Edition. Merk wel op dat er binnen enkele maanden een nieuwe versie van de PMBOK® uitkomt die de structuur van het boek sterk gaat wijzigen. Daarover berichtten we in ons vorige artikel. Daarnaast willen we ook benadrukken dat we hier de PMBOK® Guide specifiek belichten, maar dat er natuurlijk ook andere projectmethodologieën bestaan, zoals onder andere Prince2.

De PMBOK® is de leidraad voor een Project Manager om een project tot een succesvol einde te brengen. Daarom is het essentieel om de gids juist te interpreteren om projecten succesvol te kunnen opleveren. Vandaar deze tussenstop in mijn ontdekkingsreis. De PMBOK® Guide bestaat uit verschillende belangrijke componenten die overkoepelend werken ten opzichte van elkaar. Hieronder vind je de componenten met tekst en uitleg opgesomd in aflopende volgorde qua omvang.

Project life cycle

Het gehele project van start tot einde wordt de project life cycle genoemd. Een project kan bovendien op verschillende manieren aangepakt worden, wat dan weer een invloed heeft op de project life cycle. Een overzicht:

  • Predictief: de scope, tijd en budget worden bepaald aan het begin van het project. Deze methode staat bekend als de traditionele waterfall aanpak
  • Adaptief: in deze aanpak worden tijd en budget eerst vastgelegd om nadien in te schatten hoeveel er gedaan kan worden (=scope). De scope wijzigt dan ook door interacties met de klant. De agile aanpak is een goed voorbeeld van een adaptief project. Belangrijk is ook dat zulke projecten zowel iteratief als incrementeel zijn

Projectfases

Verder kan een project opgedeeld worden in fases. Daarin onderscheiden we doorgaans vier fases: 1) het project starten, 2) organiseren en voorbereiden, 3) het werk uitvoeren en 4) het project beëindigen. De fases volgen elkaar sequentieel op en tussen de fases zit een ‘phase gate’. Die phase gates worden ook management decision points genoemd en er wordt op dat punt beslist om al dan niet door te gaan naar de volgende fase.

Procesgroepen

De PMBOK® onderscheidt vijf procesgroepen die als het ware alle projectmanagementprocessen – die later aan bod komen – logisch groepeert. Het gaat om de volgende vijf procesgroepen, die eveneens succesief in een project behandeld worden: 1) initiating, 2) planning, 3) executing, 4) monitoring & controlling en 5) closing.

 

“Ik heb persoonlijk geleerd dat er verschillende lagen zijn binnen de PMBOK® Guide – Sixth Edition en dat het essentieel is om ze op alle niveaus te bestuderen.”

 

Kennisgebieden

Naast de vijf procesgroepen, is de PMBOK® Guide opgebouwd uit tien kennisgebieden. Hier vind je opnieuw een summier overzicht van de verschillende kennisdomeinen: 1) integration, 2) scope, 3) schedule, 4) cost, 5) quality, 6) resources, 7) communications, 8) risk, 9) procurement en 10) stakeholder. Zie je de bomen door het bos niet meer? Geen probleem, in een volgend artikel gaan we dieper in op de kennisgebieden van projectmanagement.

Projectmanagementprocessen

Ten slotte vinden we de projectmanagementprocessen terug. Zo zijn er 49 en we kunnen ze allemaal onder zowel een procesgroep als een kennisgebied plaatsen. Daarom kunnen we dat als een matrix bekijken. In feite zijn de projectmanagementprocessen alle zaken die een Project Manager doet om zijn project met succes op te leveren. Denk bijvoorbeeld aan een project charter opstellen, requirements verzamelen of een WBS maken. Dat zijn maar enkele van de 49 projectmanagementprocessen.

Daarnaast is het belangrijk om te duiden dat er inputs en outputs zijn binnen die processen. Inputs kunnen outputs zijn van voorgaande processen. Ter illustratie is een project charter een output, wat dan weer een input is om de stakeholders te identificeren. De outputs zijn dan weer de deliverables van het project. Voortbouwend op het voorbeeld van de stakeholderidentificatie, is het stakeholder register de output. Voor ieder proces zijn er bovendien tools en technieken gedefinieerd om inputs vlot om te zetten naar outputs.

 

Hopelijk heb je door dit artikel een beter zicht gekregen op de structuur van de huidige PMBOK® Guide – Sixth Edition. Is je honger naar projectmanagementkennis nog niet gestild? Dan is onze Practical Project Management Training misschien iets voor jou!

Pas jij steeds alle projectmanagementprocessen toe in jouw projecten? Deel het gerust met ons via inaki.dauwe@prosource.be! We kijken al uit naar jouw aanpak.

Tot volgende maand!

Inaki Dauwe
Business Manager – Prosource

 

Deze blog is gebaseerd op PMI’s A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide).
Als je inhoudelijke onjuistheden hebt gevonden of je bent niet akkoord met bepaalde statements in dit artikel, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via
inaki.dauwe@prosource.be.