Wat zijn de projectmanagement kennisgebieden uit de PMBOK® Guide?
Zag jij ook de bomen door het bos niet meer toen ik de PMBOK® Guide vorige maand ontleedde en een overzicht gaf met de tien kennisgebieden van projectmanagement? Goed nieuws! Vandaag gaan we de kennisgebieden voor jou verder ophelderen. Via een high level overzicht en een beknopte beschrijving van ieder kennisgebied ben je meteen mee met een van de basiselementen van de PMBOK® Guide, namelijk de knowledge areas.
1. Project integration management
Project integration management fungeert als het ware als een paraplu boven alle andere kennisgebieden. Het brengt alle taken en processen samen tot één geheel, namelijk een project met duidelijke doelstellingen en deliverables. Doordat dit kennisgebied alles samenvoegt, krijg je hier een duidelijk overzicht van het hele project. Zo vind je hier het project charter en het project management plan terug, terwijl het hier ook is dat je het project en de kennis gaat managen en uiteindelijk het project ook zal afsluiten.
2. Project scope management
Project scope management is het kennisgebied dat helpt bij het bepalen en documenteren van de doelstellingen, activiteiten, milestones en deliverables van het project. Volgens experten valt of staat je project in het kennisgebied project scope management. Bij Prosource merken we dat mensen vaak tijdens het project nog extra zaken willen toevoegen. Dat kan in principe door een change request, wat opnieuw duidt op het belang van en goed gedefinieerde en gevalideerde scope. Uiteindelijk verkrijg je in dit kennisgebied de project scope statement wat beschrijft hoe het eindproduct er moet uitzien. Dat zal dan de basis vormen van waar je met het project naartoe werkt. Daarnaast is het een van de moeilijkste taken van een Project Manager om de verwachtingen van de stakeholders te managen. Een goed gedefinieerde scope is daarom essentieel om op te leveren wat vooraf werd afgeklopt.
Het is ook hier dat je op basis van de requirements en de bepaalde scope, je een work breakdown structure (WBS) gaat opstellen. Dat zal ervoor zorgen dat je project onderverdeeld is in werkpakketten en deliverables. Op die manier is het voor iedereen – inclusief voor de opdrachtgever – duidelijk wie verantwoordelijk is voor ieder werkpakket opdat het project een succes zal worden. Wil je graag meer weten over de work breakdown structure? Lees dan zeker Expeditie Projectmanagement van volgende maand!
3. Project schedule management
Een ander cruciaal kennisgebied is project schedule management, doordat je via dit kennisgebied kunt inschatten wanneer je je project zal kunnen opleveren. Alles draait hier rond een tijdstabel om een prognose te maken van de begin- en einddatums van de activiteiten binnen het project. Op basis van de work breakdown structure kan je per werkpakket verschillende activiteiten definiëren. Nadien kan je de volgorde bepalen van wanneer je de verschillende activiteiten zal uitvoeren. Neem dat zeker niet te licht op, want er kunnen verschillende afhankelijkheden tussen de activiteiten zijn. Om een banaal voorbeeld te geven, moet je eerst de software schrijven vooraleer je ze kunt testen. Wanneer dat gebeurd is, kan je inschattingen beginnen maken van hoelang de activiteiten zullen duren en op basis van al de voorgaande informatie een schema opmaken. Dat is een iteratief proces, in de zin dat je die technieken steeds zal moeten herhalen.
4. Project cost management
Met project cost management vinden we het kennisgebied terug dat – naast scope en schedule – als laatste deel uitmaakt van de triple constraint (ja, ook daarover meer in een van de volgende edities). Net zoals bij project schedule management ga je hier een raming maken van alle kosten in het project om op basis daarvan het budget te bepalen. Op die manier krijg je een schatting van de totale kosten van het project. Belangrijk daarbij is dat het budget time-phased is. Daarmee bedoelen we dat er gebudgetteerd wordt afhankelijk van wanneer de uitgave gepland staat. Zo krijgen we een S-curve die ook bekendstaat als de Performance Management Baseline (PMB). In de cost baseline zit eveneens een continency reserve voor bekende risico’s. Voor onvoorziene risico’s wordt er dan weer een management reserve voorzien, wat niet in de cost baseline zit maar wel in het project budget. Bovendien wordt de management reserve beheerd door de project sponsor.
5. Project quality management
In project management staat quality management niet onvoorwaardelijk gelijk aan de perfectie opleveren, maar wel aan de kwaliteitscriteria waaraan de deliverables moeten voldoen. Via project quality management maak je een plan zodanig dat iedereen weet wat te doen bij afwijkingen aan de kwaliteitseisen van het project. Je zit namelijk met constraints als kosten, tijd en resources, waardoor perfectie nastreven niet altijd haalbaar is. Daarom is het vooral van belang om continuïteit voorop te stellen. Bijgevolg is het belangrijk om er met het team alles aan te doen om de verwachtingen van de opdrachtgever waar te maken. Bijsturen kan door op regelmatige basis aan kwaliteitscontrole te doen.
“Ik heb persoonlijk geleerd hoe veelzijdig projectmanagement wel niet is. Dat impliceert dat een sterke Project Manager echt van alle markten thuis moet zijn.”
6. Project resource management
Werken met mensen en een team mogen sturen doorheen een complex project; is dat niet wat we allemaal willen? Dit kennisgebied speelt daarop in. Het gaat namelijk om het vooraf plannen en toekennen van resources om de efficiëntie van het project te maximaliseren. Eerst door de nodige resources in te schatten en een resource plan op te stellen. Nadien ga je effectief interne of externe resources verwerven, het projectteam ontwikkelen en het team ook doorheen het project managen. Een team uitbouwen is een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van een Project Manager. Daarvoor zijn dan ook soft skills zoals communicatie, leiderschap en conflict management noodzakelijk.
7. Project communications management
Wanneer we aan professionals vragen waarom ze Project Manager zijn geworden, krijgen we vaak het antwoord: “Communicatie”. Het is dan ook een van de kennisgebieden in de PMBOK® Guide. Het gaat over hoe men ervoor zorgt dat informatie efficiënt wordt uitgewisseld tussen het projectteam en de stakeholders. Welke informatie aan wie en wanneer communiceren tijdens het project; daarvoor is een communicatie management plan vereist. Dit kennisgebied is belangrijk, aangezien een gebrek aan communicatie en transparantie kan leiden tot contraproductieve beslissingen die het project niet ten goede komen. Bovendien komt ook hier het stukje soft skills opnieuw tevoorschijn. Denk maar aan alle informatie die je vergaart of snel even deelt aan de koffiemachine in pré-coronatijden. Daarnaast hebben social media en projectmanagementtools voor nieuwe kanalen gezorgd om een boodschap efficiënt te verspreiden voor een PM.
8. Project risk management
Opnieuw een essentieel kennisgebied binnen projectmanagement, is project risk management. Het is het proces waarin Project Managers alle risico’s – die zowel negatief als positief kunnen zijn – beheren die een impact kunnen hebben op het project. Alle projecten zijn namelijk risicovol op verschillende manieren en daarop kan je maar best goed voorbereid zijn. Risk management bestaat kort door de bocht uit twee elementen: 1) het detecteren van gekende en ongekende risico’s en 2) de negatieve impact ervan verminderen. Net zoals project schedule management is risk management een iteratief proces dat doorheen het hele project dient te gebeuren.
Allereerst moeten de risico’s geïdentificeerd en gedocumenteerd worden. Bovendien wordt er gedefinieerd hoe het team moet reageren op geïdentificeerde risico’s. Risico’s moeten zo goed mogelijk geformuleerd zijn naar oorzaak en effect toe. Daarvoor zijn risk statements ideaal. Daarna worden risico’s geanalyseerd op vlak van waarschijnlijkheid en impact. Daar kleven we dan een PI-score aan, waarbij probabiliteit en impact tegen elkaar worden afgewogen. Op basis van die analyses kan je bijgevolg een strategie opzetten om risico’s aan te pakken wanneer ze zich voordoen.
9. Project procurement management
Project procurement management is het kennisgebied dat focust op de samenwerking met externe partijen en leveranciers om de vooropgestelde project output te garanderen. In nagenoeg alle grote projecten, zal je in-house niet over alle resources en materialen beschikken die je nodig hebt om je project succesvol op te leveren. Daarom is het belangrijk voor een goede Project Manager om te kunnen onderhandelen met leveranciers en contracten met hen af te sluiten. Let wel op dat procurement niet in ieder project van toepassing zal zijn.
10. Project stakeholder management
Een project valt of staat bij de oplevering ervan aan de stakeholders. Maar daarvoor moet je uiteraard eerst weten wie juist de stakeholders zijn. Het is van belang dat je niet enkel de opdrachtgever opneemt in de lijst met stakeholders, maar ook de teamleden, leveranciers, klanten en andere medewerkers binnen de organisatie. Kortom, iedereen die beïnvloed zal worden door de uitkomst van het project. Ten eerste moet je te weten komen hoe iedereen betrokken is bij het project. Ten tweede volg je ieders verwachtingen op en communiceer je aan iedereen tijdig tijdens het project. Samenvattend is project stakeholder management het kennisgebied waar stakeholders gedefinieerd worden en waar gezorgd wordt voor wederzijds begrip over de verwachtingen en doelstellingen van het project.
Hopelijk was dit voor jou een handige introductie tot de kennisgebieden uit de huidige PMBOK® Guide – Sixth Edition van projectmanagement of een fijne heropfrissing voor de ervaren Project Managers onder ons. Is je honger naar projectmanagementkennis nog niet gestild? Dan is onze Practical Project Management Training misschien iets voor jou!
Welk kennisgebied vind jij het meest uitdagend? Deel het gerust met ons via inaki.dauwe@prosource.be! We kijken al uit naar jouw feedback.
Tot volgende maand!
Inaki Dauwe
Business Manager – Prosource
Deze blog is gebaseerd op PMI’s A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide).
Als je inhoudelijke onjuistheden hebt gevonden of je bent niet akkoord met bepaalde statements in dit artikel, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via inaki.dauwe@prosource.be.
