In het artikel van deze maand neem ik jullie mee naar een van de belangrijkste documenten voor een Project Manager. Het is een tool die je een leidraad biedt doorheen het hele project en waar je als Project Manager steeds naar kunt teruggrijpen. Wat een kompas is voor een ontdekkingsreiziger, een tactiekbord is voor een basketbalcoach of de tabel van Mendeljev is voor een chemicus, is deze tool voor iedere Project Manager. Ervaren PM’s hebben het ondertussen al door; vandaag bespreken we de work breakdown structure, oftewel de WBS!
Wat is een work breakdown structure precies?
De work breakdown structure staat in de PMBOK gedefinieerd als: “de hiërarchische decompositie van de totale omvang van het werk dat door het team uitgevoerd moet worden om de projectdoelstellingen te behalen en om de vereiste deliverables op te leveren.” Uit die definitie kunnen we meteen de belangrijkste elementen blootleggen. Eerst en vooral blijkt uit het woord ‘decompositie’ dat we het hele project gaan opdelen in kleinere componenten. Daarnaast ligt de focus van de WBS op de deliverables. Dat wil zeggen dat we in de WBS geen onderverdeling maken op basis van activiteiten, maar op basis van resultaten of werkpakketen. Dat resultaat kan dan een product of een dienst zijn. Een derde element dat we onderscheiden uit de definitie, is dat de WBS hiërarchisch is opgebouwd. Daar zoomen we in de volgende paragraaf verder op in.
Waaruit bestaat de WBS?
De bovenste laag van de WBS bestaat uit de naam van het project, oftewel het beoogde eindresultaat. Nadien volgen er drie fundamentele niveaus of lagen in de WBS:
- Control Accounts (CA): hierin zitten de belangrijkste deliverables en fases van het project. Het fungeert bovendien als een controlepunt waar de gedefinieerde scope, cost en schedule vergeleken kunnen worden met de earned value. Op die manier kan er bekeken worden hoe het project op ieder control account gevorderd is. Op dit niveau vinden we gewoonlijk onderdelen terug zoals projectfases, grote deliverables of subprojecten.
- Planningpakketten (PP): de planningpakketten staan hiërarchisch onder de control accounts. De werkzaamheden binnen een planningpakket zijn bekend, alleen is het nog niet verder gepland. Bovendien is het geen noodzaak om planningpakketten op te nemen in de work breakdown structure. De planningpakketten worden opnieuw onderverdeeld in werkpakketten.
- Werkpakketten (WP): de werkpakketten bevinden zich op het laagste niveau van de WBS. Hier kan het werk ingeschat en beheerd worden op vlak van kost en duurtijd. Voor sommige deliverables kan decompositie nog niet mogelijk zijn, waardoor je daarmee kan wachten tot er duidelijkheid over is. Die techniek wordt rolling wave planning genoemd.
Voorbeeld WBS
Enkele vuistregels bij het opstellen van de WBS
- Stel de work breakdown structure op in samenwerking met het projectteam
- Zorg ervoor dat je WBS gericht is op deliverables en niet op activiteiten of taken. Denk eraan: deliverables = werkpakketten = resultaat, product of dienst!
- Hanteer de 100% regel. Dat wil zeggen dat alles wat binnen de projectscope valt – en dus al het werk dat uitgevoerd moet worden – in de WBS opgenomen dient te worden. Dat impliceert dat ook het werk van de Project Manager zelf erin moet zitten, zoals bijvoorbeeld het opstellen van alle plannen. Dat is een aspect dat vaak over het hoofd gezien wordt, maar wel degelijk een invloed heeft op de elementen tijd, kost en scope
- Voorzie net genoeg opdeling of decompositie, niet te veel en niet te weinig. Een werkpakket moet opgesplitst worden tot het meetbaar is en het uit praktisch oogpunt niet meer zinvol is om verder op te delen. Op die manier kan het werkpakket gepland en opgeleverd worden. Maar buitensporig opdelen kan contraproductief worden en de efficiëntie net verlagen. Daarom is de juiste mate van decompositie een kunst
- Deel de verschillende pakketten in de WBS juist op. Zorg ervoor dat ieder werkpakket noodzakelijk is om het bijhorende planningpakket te vervolledigen
- Zorg ervoor dat er geen overlap is op vlak van scope tussen de werkpakketten en planningpakketten
Het gebruik van de WBS doorheen het project
De vraag luidt bij vele mensen: “Waarom is de work breakdown structure zo belangrijk?”. Het antwoord is eenvoudig. Het is de gids van de Project Manager doorheen het hele project waar hij steeds kan op terugvallen. De WBS vormt de basis voor verschillende andere processen die je moet doorlopen als Project Manager. De WBS is namelijk het fundament om een project schedule op te stellen. Op basis van de werkpakketten ga je de activiteiten definiëren die nodig zijn om de deliverables op te leveren. Zo zorgt de work breakdown structure er dus voor dat je een schema kunt opstellen met wanneer er welk werk gedaan moet worden om de projectdoelstellingen te behalen.
Naast het opstellen van een project schedule, ligt de WBS ook ten grondslag bij processen zoals het inschatten van de kosten, het opstellen van het budget, het toewijzen van de resources en het inschatten van de risico’s. Daarnaast helpt de work breakdown structure je ook te navigeren doorheen het project en helpt het veelgemaakte fouten te vermijden. Denk maar aan gemiste deadlines, scope creep en kostenoverschrijdingen. Alles staat namelijk in de WBS, waardoor je zulke zaken veel sneller opmerkt en kunt afwenden.
Voorbeeld WBS voor een eenvoudig project
Hopelijk zorgt dit artikel ervoor dat ook jij nu het nut inziet van een work breakdown structure. Wil je graag meer weten over hoe je nu praktisch gezien aan zo’n WBS begint? Dan is onze Practical Project Management Training zeker iets voor jou!
Gebruik ook jij steeds de work breakdown structure als wegwijzer doorheen je projecten? Deel het gerust met ons via inaki.dauwe@prosource.be! We kijken al uit naar jouw feedback.
Tot volgende maand!
Inaki Dauwe
Business Manager – Prosource
