Project governance in een notendop
In feite kan je project governance goed vergelijken met corporate governance. Dat begrip stipuleert dat de eindverantwoordelijken van een bedrijf ervoor moeten zorgen dat ze op de hoogte zijn van wat er in de organisatie gebeurt opdat ze niet voor verrassingen komen te staan. Een voorbeeld bij uitstek is de financiële crisis van 2008, waar een van de oorzaken een gebrek aan corporate governance was.
Dat is eigenlijk hetzelfde voor projecten. Ook daar moeten de eindverantwoordelijken weten wat er in het project gebeurt en moeten zij tijdig en doelgericht kunnen bijsturen. Dat is de essentie van een goed projectbestuur, anders geformuleerd project governance. In het kort is het de Project Manager die erop toeziet dat de projectdoelstellingen gehaald worden, terwijl de eindverantwoordelijke (de opdrachtgever) ervoor moet zorgen dat de doelstellingen relevant en realistisch zijn en blijven doorheen het project.
Wat er allemaal kan misgaan bij gebrekkige project governance
- Verschillende stakeholders hebben vaak verschillende verwachtingen rond een project, die ook nog eens onrealistisch kunnen zijn. Dat kan leiden tot teleurstelling bij enkele van die stakeholders.
- Het kan ook zijn dat het project op wieltjes loopt, tot het plots misloopt. Het project loopt uit, het levert niet op wat ervan verwacht wordt of het gaat boven budget. Dat komt bij gebrekkig project governance dan als een verrassing voor de eindverantwoordelijken. Het hoe en het waarom blijft dan vaak onbeantwoord.
- Het project kan ook ter plaatse blijven trappelen. Er wordt geen vooruitgang meer gemaakt en niemand weet waarom.
- Om dat laatste puntje op te lossen, gaat de Project Manager vaak beslissingen nemen waarvoor hij eigenlijk niet bevoegd is. Denk maar aan keuzes omtrent wat in en out of scope is, extra resources vrijmaken of eventueel zelfs extra budget zoeken.
Dat zijn allemaal zaken waarvan we regelmatig zien dat ze mislopen in projecten en die vooral te maken hebben met een inefficiënt mechanisme van project governance. Bovendien wordt er in die gevallen meestal gekeken naar de Project Manager als grote schuldige, terwijl de oorzaak hoogstwaarschijnlijk niet bij hem of haar ligt. Hij heeft dan ook vaak geen terugkoppelpunt en weet niet waar hij met zijn vragen terechtkan. Daarom is de nodige ondersteuning van de opdrachtgever altijd essentieel om een project te doen slagen.
De drie fundamentele voorwaarden voor een goed bestuur van projecten
- Een goede start
De krijtlijnen van het project moeten duidelijk vastgelegd worden. De doelstellingen, de beschikbare middelen en de aanpak moeten met andere woorden vastgelegd worden in bijvoorbeeld een business case of een projectvisie en voor iedereen helder zijn. Daarnaast moeten de eindverantwoordelijken die geformuleerde krijtlijnen begrijpen en ondersteunen. Nadien kan de PM met zijn team het projectplan opstellen, waarna dat plan opnieuw gevalideerd en goedgekeurd dient te worden door de eindverantwoordelijken van het project. Dat noemt men de baseline van het project en het dient als het ware als een referentie om de voortgang af te toetsen.
- Een goede opvolging
Na het baselinen, kunnen er voor een goed begrip wel nog steeds wijzigingen optreden. Het is vooral belangrijk om er op een gecontroleerde en beheerste manier mee om te gaan. Verder spreekt het voor zich dat de Project Manager regelmatig over de projectvoortgang rapporteert aan de opdrachtgevers. Hij moet ook duidelijk zijn over de onzekerheden en de risico’s in het project en tijdig kenbaar maken aan de eindverantwoordelijken. Zo kunnen zij op een efficiënte manier beslissingen nemen en bijsturen waar nodig.
- Een efficiënt beslissingsmechanisme
Om doeltreffend beslissingen te kunnen nemen, moet men ervoor zorgen dat de juiste mensen betrokken worden bij het projectbestuur. Daarvoor is een goedwerkende stuurgroep van levensbelang. Want uiteindelijk heeft de stuurgroep de eindverantwoordelijkheid voor het succesvol uitvoeren van het project. Daarom moet de stuurgroep ook participeren in het project en niet gewoon aan de zijlijn een afwachtende houding aannemen. Op die manier kan de stuurgroep de Project Manager ondersteunen in het bereiken van de projectdoelstellingen. Mensen uit de stuurgroep moeten bijgevolg betrokkenheid tonen en tijd vrijmaken voor het project.
Tips voor het samenstellen van een efficiënte stuurgroep
- De stuurgroep moet verantwoordelijk zijn voor het nemen van beslissingen.
- Het is aangeraden om een stuurgroep te vormen met niet meer dan 5 à 6 leden. Een beperkt aantal leden zorgt namelijk voor een efficiënter beslissingsmechanisme.
- Leg op voorhand vast welke beslissingsbevoegdheden de stuurgroep heeft en zorg ervoor dat die personen ook effectief voldoende authoriteit hebben om die beslissingen te kunnen nemen.
- Zorg ook voor een duidelijke finale beslisser – zeg maar een soort voorzitter – voor het geval dat de stuurgroep met meningsverschillen zit.
De key takeaways voor goede project governance
- Projectsucces is enkel mogelijk mits een goede samenwerking tussen het projectteam, de Project Manager en de opdrachtgevers. De opdrachtgevers moeten namelijk betrokken zijn bij het project en niet zomaar vanop de zijlijn toekijken.
- Een goedwerkende stuurgroep is noodzakelijk in een succesvol project.
- Wijzigingen vinden plaats in elk project. Het is dus zaak om op een beheerste en gecontroleerde manier met wijzigingen om te gaan.
Is je honger naar kennis omtrent project governance nog niet gestild na dit artikel? Bij Prosource kan je steeds terecht om raad te vragen of om training via ons te volgen die inzoomt op project governance. Daarnaast heeft PRINCE2 bijvoorbeeld een mooi uitgewerkte rolverdeling van de project board waar de verschillende rollen in de stuurgroep duidelijk worden gedefinieerd. En ook in de agile methodologie zien we in de rol van de Product Owner en het mechanische van voortdurende aanpassing een stuk rond project governance terugkomen.
Wat zijn jouw ervaringen met project governance? Deel ons zeker jouw bevindingen via aristide@prosource.be.
Bedankt voor het luisteren naar onze podcast of het lezen van deze reeks artikelen. Als je meer wilt weten over projectmanagement, abonneer je dan zeker op onze podcast via jouw favoriete streamingdienst (Spotify: https://spoti.fi/2UmuYIB of Anchor: https://bit.ly/3gIDLNR). Voor informatie over hoe wij jouw organisatie op vlak van projectmanagement kunnen bijstaan, verwijzen we je graag door naar aristide@prosource.be.
