ADKAR: Awareness | Desire | Knowledge | Ability | Reinforcement
ADKAR werd ontwikkeld door de Amerikaanse organisatie Prosci en bestaat uit vijf fases die mensen doorlopen wanneer ze in aanraking komen met een change. Hieronder vind je een overzicht van de vijf fases. Belangrijk is dat je ADKAR stapsgewijs volgt en dat je geen stappen overslaat.
- Awareness: mensen in een organisatie moeten bewust gemaakt worden van de verandering die zal plaatsvinden en waarom die verandering effectief nodig is.
- Desire: nadien moeten de betrokkenen ook overtuigd worden zodat ze bereid zijn om mee te werken aan de verandering.
- Knowledge: van zodra de wil om de verandering door te voeren er is, moet men de kennis bijbrengen die nodig is om de nieuwe manier van werken toe te passen.
- Ability: zodra de kennis er is, kunnen mensen pas meewerken om de verandering tot stand te brengen.
- Reinforcement: in deze fase is het van belang om ervoor te zorgen dat mensen niet hervallen in de oude manier van werken die voor de verandering gehanteerd werd. Dat kan door bijvoorbeeld blijvende ondersteuning, coaching en quality assurance.
Globaal genomen zou ADKAR eigenlijk in ieder project aanwezig moeten zijn, aangezien iedere projectoutput een bepaalde impact en dus change zal hebben op mensen. Daarom is het essentieel om in projecten steeds het change aspect in het oog te houden.
ADKAR: van theorie naar praktijk
Gert leidt momenteel een programma bij een van de grootste organisaties in België om de maturiteit te verhogen op het niveau van portfolio-, programma- en projectmanagement, maar ook op vlak van tactische en operationele staffing. Dat programma heeft een impact op alle 25 business units van de organisatie met een totaal van 500 medewerkers, waardoor change cruciaal is en er bijgevolg 2 Change Managers zijn toegevoegd aan het programma. Gert gebruikt verschillende tools die binnen ADKAR beschreven staan. Een eerste is bijvoorbeeld de ADKAR Analyzer. Daarbij wordt er via surveys gepolst bij verschillende doelgroepen hoe zij de verandering ervaren op de vijf fases van ADKAR.
Sponsor assessment: dé tool bij uitstek
Een tweede interessante tool die Gert hanteert, is de sponsor assessment. De filosofie in deze tool is dat de change vooral bewust uitgedragen dient te worden door de mensen die instaan voor het succes van het programma of project, met andere woorden de mensen die je moet meehebben voor de realisatie van de verandering. Op basis van gesprekken met die stakeholders kan men een inschatting maken van hoe de change wordt uitgedragen door die sponsors.
Het resultaat daarvan is een score van A1 tot C3. De letters representeren de desire. Daarbij staat de A voor iemand die volledig achter de change staat, B voor iemand die er onverschillig tegenover staat en C voor iemand die tegen de verandering is. Daartegenover staan de cijfers die de knowledge weergeven. 1 is daarbij iemand met veel kennis over de change, terwijl 3 iemand is met nauwelijks kennis over de verandering. Via die informatie kan men dan gerichte acties ondernemen. Een C1 profiel moet je dus goed benaderen. Zij weten namelijk veel van de change, maar staan er toch negatief over. Dat kan bijvoorbeeld door A1 profielen hen toch proberen te overtuigen van de voordelen van de change.
De Change Manager verzamelt de scores op basis van interviews met de sponsors. Via scripts kan je zodoende een beeld krijgen van de attitude en kennis van iemand over de verandering. Daarnaast kan je ook van derde personen op een informele manier informatie krijgen. De sponsor assessment is een wederkerende taak die onophoudelijk doorheen het project dient uitgevoerd te worden. Via regelmatige evaluaties kan je op die manier opvolgen hoe mensen doorheen het hele programma tegenover de change staan.
Key takeaways over ADKAR
- Neem een aparte tak rond change management op in je work breakdown structure (WBS) zodat change automatisch binnen de scope van je project valt. Op die manier is verandering met andere woorden een aparte deliverable in je project.
- Start change op tijd en niet enkel op het einde van het project. Idealiter start je te werken rond change bij de projectinitiatie en doe je dat voortdurend tot de projectrealisatie.
- Geef niet enkel trainingen rond de change (= K van knowledge), maar werk ook aan de awareness en desire vooraleer je daaraan begint.
Surf voor meer informatie over ADKAR zeker eens naar https://www.prosci.com/. Heb jij ADKAR al toegepast in jouw projecten? Deel ons zeker jouw bevindingen via aristide@prosource.be.
Bedankt voor het luisteren naar onze podcast of het lezen van deze reeks artikelen. Als je meer wilt weten over projectmanagement, abonneer je dan zeker op onze podcast via jouw favoriete streamingdienst (Spotify: https://spoti.fi/2UmuYIB of Anchor: https://bit.ly/3gIDLNR). Voor informatie over hoe wij jouw organisatie op vlak van projectmanagement kunnen bijstaan, verwijzen we je graag door naar aristide@prosource.be.
